¿Se deben guardar los albaranes?

Tira los albaranes. En su negocio tienen la costumbre de deshacerse de los albaranes después de cotejarlos con las facturas que el proveedor le envía a final de mes.  No lo haga. Sepa que ello le puede suponer costes en materia de IVA y posibles inconvenientes a efectos de justificar gastos o inversiones:

     1. Cuidado con el IVA. Piense que si la factura sólo hace referencia a números de albarán, no tendrá suficiente prueba para deducirse las cuotas de IVA soportado. Ello es así porque para deducirse el IVA soportado, la factura debe incluir una descripción de las operaciones que permita identificar la naturaleza de los bienes o servicios recibidos. Por lo tanto, ¿qué ha de hacer si la factura sólo incluye los números de albarán?

•                * Primero. Solicite las facturas con una descripción completa de las compras realizadas.
•                * Segundo. Si no es posible, pida los albaranes que usted destruyó, siempre que contengan la descripción necesaria a la que hace referencia la factura. Cuando los reciba, consérvelos anexados a la factura; ello le permitirá deducir el IVA.

    2. Subvención. También puede ser que usted tenga la obligación de justificar una subvención. Pues bien, si presenta una factura con una simple referencia a un albarán y éste no se adjunta, es posible que el organismo público no acepte ese documento como justificante de la inversión realizada. Y lo mismo ocurre, por ejemplo, si la inversión fue en muebles comprados a una conocida marca sueca: seguramente, sus facturas tendrán una descripción difícil de entender, llena de códigos alfanuméricos y nombres suecos. Por ello, deberá requerir información adicional o, si no, posiblemente, tendrá problemas de justificación.

    3. Seguros. Incluso si esos muebles se estropean por una inundación, es posible que el seguro no acepte, como justificante para pagar la indemnización, una factura como la indicada. Apunte. En este sentido, solicite siempre facturas con descripciones claras e inteligibles.